Gmail을 오래 사용하다 보면 어느 순간 메일함을 열어보는 일 자체가 부담스러워집니다. 업무 메일과 개인적인 연락, 뉴스레터, 쇼핑몰 할인 안내, 프로젝트 알림까지 한꺼번에 들어오기 때문입니다. 읽지 않은 메일이 계속 쌓이면 중요한 메일을 찾는 데도 시간이 걸립니다.
저도 예전에 마케팅 뉴스레터와 프로젝트 알림이 구분되지 않은 채 수신함에 쌓여 중요한 계약 관련 메일을 놓칠 뻔한 적이 있습니다. 메일을 받지 않는 것도 아닌데, 정작 필요한 메일은 다른 알림 사이에 묻혀버리는 상황이었습니다.
처음에는 필요 없는 메일을 직접 삭제하고, 중요한 메일에 별표를 붙이는 방식으로 정리했습니다. 하지만 며칠만 지나도 비슷한 메일이 다시 쌓였습니다. 같은 발신자가 보내는 메일을 매번 찾아서 정리하는 일이 반복되니 번거로웠습니다.
이런 문제를 줄이는 데 도움이 되는 기능이 Gmail 필터입니다. 특정 발신자나 제목, 키워드 등의 조건을 정해두면 앞으로 들어오는 메일에 자동으로 라벨을 붙이거나 수신함에서 보관처리할 수 있습니다.
이번 글에서는 Gmail 필터 만드는 법을 처음부터 차근차근 살펴보겠습니다. 특정 발신자의 메일을 자동 분류하는 방법부터 라벨 만들기, 수신함 건너뛰기, 기존 메일 일괄 정리, 필터 수정과 삭제까지 실제 설정 순서대로 정리했습니다.
Gmail 필터는 어떤 기능일까?
Gmail 필터는 사용자가 지정한 조건에 맞는 메일에 자동으로 작업을 수행하도록 설정하는 기능입니다. 예를 들어 특정 뉴스레터 발신자가 보낸 메일에는 '뉴스레터' 라벨을 붙이고, 수신함에서는 보이지 않도록 보관처리할 수 있습니다.
반대로 중요한 거래처에서 오는 메일은 자동으로 별표를 붙이거나 중요 메일로 표시할 수도 있습니다.
필터의 장점은 같은 분류 작업을 매번 반복하지 않아도 된다는 것입니다. 다만 필터가 메일의 중요도를 완벽하게 판단하는 것은 아니므로 조건을 정확하게 설정해야 합니다.
특히 업무 메일을 자동으로 읽음 처리하거나 삭제하도록 설정하면 중요한 내용을 확인하지 못할 수 있습니다. 처음 필터를 만들 때는 라벨 적용처럼 되돌리기 쉬운 작업부터 시작하는 것이 좋습니다.
Gmail 라벨과 폴더는 무엇이 다를까?
필터를 만들기 전에 먼저 알아두면 좋은 것이 라벨입니다. Gmail의 라벨은 일반적인 이메일 프로그램의 폴더와 비슷하게 보이지만 작동 방식에는 차이가 있습니다.
폴더는 메일을 특정 위치에 넣어 관리하는 개념에 가깝지만, Gmail 라벨은 메일에 분류용 이름표를 붙이는 방식입니다.
예를 들어 하나의 메일에 '업무'와 '프로젝트 A'라는 라벨을 동시에 붙일 수 있습니다. 이렇게 하면 같은 메일을 두 가지 기준으로 찾아볼 수 있습니다.
또한 라벨을 붙였다고 해서 메일이 자동으로 수신함에서 사라지는 것은 아닙니다. 수신함을 정리하려면 '수신함 건너뛰기(보관처리)'를 함께 설정해야 합니다.
저처럼 메일함을 깔끔하게 유지하고 싶다면 라벨과 보관처리 기능을 구분해서 이해하는 것이 중요합니다.
1단계. 자동 분류에 사용할 라벨 만들기
특정 발신자의 메일을 자동으로 분류하려면 먼저 라벨을 만들어두는 것이 편리합니다.
PC 브라우저에서 Gmail에 접속한 뒤 왼쪽 메뉴의 '라벨' 항목을 찾습니다. 라벨 옆에 있는 새 라벨 만들기 아이콘을 클릭하고 원하는 이름을 입력합니다.
예를 들어 '업무', '뉴스레터', '프로젝트 알림', '쇼핑 안내'처럼 메일의 용도에 따라 구분할 수 있습니다.
처음부터 라벨을 너무 많이 만드는 것은 추천하지 않습니다. 분류 기준이 지나치게 세분화되면 나중에는 어떤 라벨에 메일이 들어갔는지 다시 찾아야 하는 일이 생길 수 있기 때문입니다.
저라면 처음에는 중요한 업무 메일, 정기적으로 읽는 뉴스레터, 자동으로 도착하는 알림 메일 정도로 나누겠습니다. 이후 실제 메일 사용 패턴을 확인하면서 필요한 라벨을 추가하는 편이 관리하기 쉽습니다.
라벨은 나중에 이름이나 색상을 변경할 수도 있습니다. 따라서 처음부터 완벽한 분류 체계를 만들려고 고민할 필요는 없습니다.
2단계. Gmail 검색창에서 필터 조건 설정하기
라벨을 만들었다면 이제 특정 발신자의 메일을 자동으로 분류할 필터를 설정합니다.
PC에서 Gmail을 열고 화면 상단의 검색창 오른쪽에 있는 '검색옵션 표시' 아이콘을 클릭합니다.
검색 옵션 창에는 보낸사람, 받는사람, 제목, 포함하는 단어, 제외하는 단어, 크기, 첨부파일 여부 등 여러 조건을 입력할 수 있습니다.
특정 발신자의 메일만 분류하고 싶다면
'보낸사람' 항목에 분류하려는 이메일 주소를 입력합니다.
예를 들어 newsletter@example.com이라는 주소에서 오는 메일을 분류하려면 해당 주소를 입력하면 됩니다. 이 주소는 설명을 위한 예시이므로 실제 설정에서는 자신이 받는 메일의 발신자 주소로 바꿔야 합니다.
검색창에 직접 다음과 같이 입력해도 됩니다.
from:newsletter@example.com
이 검색 조건은 해당 발신자 주소와 일치하는 메일을 찾는 데 사용할 수 있습니다.
여기서 주의할 점은 발신자의 표시 이름과 실제 이메일 주소가 다를 수 있다는 것입니다. 메일 목록에 '마케팅팀'이라고 표시되어 있더라도 실제 주소는 별도의 도메인을 사용할 수 있습니다.
따라서 중요한 메일을 분류할 때는 표시 이름만 보고 설정하기보다 실제 발신자 주소를 확인하는 것이 좋습니다.
제목에 특정 단어가 포함된 메일을 분류하려면
발신자가 여러 명이지만 제목에 공통된 단어가 들어가는 경우도 있습니다.
예를 들어 프로젝트 관리 서비스에서 보내는 메일 제목에 일정한 프로젝트 이름이 들어간다면 '제목' 항목에 해당 키워드를 입력할 수 있습니다.
다만 '회의', '계약', '프로젝트'처럼 너무 일반적인 단어를 사용하면 예상하지 못한 메일까지 필터에 포함될 수 있습니다.
필터를 만들기 전에 검색 버튼을 눌러 실제로 어떤 메일이 검색되는지 확인하는 것이 안전합니다.
3단계. 필터 만들기와 자동 실행 동작 선택하기
검색 조건을 입력했다면 검색 옵션 창에서 '필터 만들기'를 클릭합니다.
이제 조건에 맞는 메일에 어떤 작업을 수행할지 선택하는 화면이 나타납니다.
여기에서 가장 자주 사용하는 기능은 라벨 적용, 수신함 건너뛰기, 별표 표시, 중요 표시, 읽은 상태로 표시 등입니다.
라벨 적용
'라벨 적용'을 선택하고 앞에서 만든 라벨을 지정하면 조건에 맞는 메일에 해당 라벨이 자동으로 붙습니다.
예를 들어 뉴스레터 발신자에게 '읽을거리' 라벨을 지정하면 앞으로 도착하는 해당 메일을 같은 라벨에서 모아볼 수 있습니다.
라벨만 적용한 경우에는 메일이 수신함에도 남아 있을 수 있습니다. 중요한 메일을 분류하면서 동시에 수신함에서도 확인하고 싶다면 이 방식이 적합합니다.
수신함 건너뛰기(보관처리)
수신함 건너뛰기를 선택하면 조건에 맞는 메일이 수신함에 쌓이지 않도록 보관처리할 수 있습니다.
보관처리는 삭제와 다릅니다. 메일은 전체보관함이나 적용된 라벨 등을 통해 다시 찾아볼 수 있습니다.
예를 들어 매일 도착하는 뉴스레터를 당장 읽지 않아도 된다면 '라벨 적용'과 '수신함 건너뛰기'를 함께 설정하는 방식이 편리합니다.
다만 계약서나 결제 관련 메일처럼 즉시 확인해야 하는 메시지에는 이 옵션을 신중하게 사용해야 합니다.
읽은 상태로 표시
자동 알림처럼 내용을 매번 확인할 필요가 없는 메일에는 '읽은 상태로 표시'를 사용할 수 있습니다.
하지만 이 기능은 메일을 실제로 읽지 않았어도 읽음 상태로 변경합니다. 따라서 중요한 안내가 포함될 가능성이 있는 발신자에게는 사용하지 않는 것이 좋습니다.
별표 표시와 중요 표시
특정 거래처나 담당자의 메일을 쉽게 찾고 싶다면 별표 표시 또는 중요 표시를 선택할 수 있습니다.
다만 중요 표시를 했다고 해서 모든 메일을 반드시 확인하게 되는 것은 아닙니다. 별표나 중요 표시는 메일을 구분하는 데 도움을 주는 기능이지, 누락을 완전히 방지하는 보장 장치는 아닙니다.
원하는 작업을 선택한 뒤 마지막으로 '필터 만들기'를 클릭하면 설정이 완료됩니다.
4단계. 이미 받은 메일에도 필터 적용하기
필터를 만들 때 놓치기 쉬운 부분이 기존 메일입니다. 새 필터는 앞으로 도착하는 메일을 관리하는 데 유용하지만, 이미 받은 메일까지 정리하고 싶다면 추가 설정을 확인해야 합니다.
필터 작업을 선택하는 화면에서 '일치하는 대화에도 필터 적용'과 같은 항목이 표시되면 이를 선택할 수 있습니다.
이 옵션을 사용하면 현재 검색 조건에 일치하는 기존 대화에도 선택한 필터 작업을 적용할 수 있습니다.
하지만 이 옵션을 무조건 선택하는 것은 추천하지 않습니다. 특히 읽음 처리나 보관처리, 삭제 작업을 함께 선택했다면 과거의 중요한 메일까지 영향을 받을 수 있기 때문입니다.
처음에는 검색 결과를 미리 확인한 다음 라벨 적용처럼 비교적 안전한 작업부터 수행하는 것이 좋습니다.
또한 자동 전달 필터는 기존 메일을 모두 다시 전달하는 기능이 아닙니다. Gmail 공식 도움말에서도 전달 필터는 새로 도착하는 메일에 적용된다고 안내합니다.
실제로 활용하기 좋은 Gmail 필터 설정 3가지
뉴스레터는 따로 모아두기
뉴스레터를 여러 개 구독하다 보면 매일 아침 비슷한 시간에 많은 메일이 도착합니다. 관심 있는 내용이더라도 그때마다 모두 읽기는 어렵습니다.
이런 메일에는 발신자 주소를 조건으로 지정하고 '읽을거리' 라벨을 적용한 뒤 수신함 건너뛰기를 설정할 수 있습니다.
그러면 평소 수신함에는 꼭 확인해야 하는 메일을 남겨두고, 시간이 있을 때 뉴스레터 라벨에서 따로 읽을 수 있습니다.
다만 구독 중인 뉴스레터에서 중요한 공지나 서비스 변경 안내도 보낸다면 자동 읽음 처리는 피하는 것이 좋습니다.
중요 거래처 메일은 별표 붙이기
중요한 거래처나 담당자의 메일은 수신함에서 계속 확인할 수 있도록 설정하는 편이 좋습니다.
발신자 주소를 조건으로 지정하고 '중요 업무' 라벨 적용과 별표 표시를 선택합니다. 수신함 건너뛰기는 선택하지 않습니다.
이렇게 하면 다른 메일과 구분하면서도 수신함에서 새로운 메일을 확인할 수 있습니다.
특정 발신자를 신뢰한다는 이유만으로 '절대 스팸으로 분류하지 않음'을 무조건 적용하는 것은 신중해야 합니다. 발신자 주소가 악용되거나 위조된 메일이 도착할 가능성도 있기 때문입니다.
프로젝트 알림은 별도 라벨로 관리하기
프로젝트 관리 도구나 협업 서비스에서는 일정 변경, 댓글, 작업 완료 등 다양한 알림을 이메일로 보냅니다.
이런 메일이 많다면 서비스의 실제 발신자 주소를 확인한 뒤 '프로젝트 알림' 라벨을 만들어 자동 분류할 수 있습니다.
단순한 상태 변경 알림은 수신함 건너뛰기를 적용할 수 있지만, 작업 요청이나 마감 변경 안내가 포함된다면 수신함에 남기는 것이 더 적절할 수 있습니다.
같은 서비스에서 보내는 메일이라도 내용의 중요도가 다를 수 있으므로 처음부터 모든 알림을 하나의 규칙으로 처리하지 않는 것이 좋습니다.
받은 메일을 이용해 필터를 더 쉽게 만드는 방법
발신자 주소를 직접 입력하기 번거롭다면 이미 받은 메일에서 필터를 만들 수도 있습니다.
Gmail에서 분류하려는 메일의 체크박스를 선택한 뒤 상단의 더보기 메뉴를 엽니다. 여기에서 '유사한 메일 필터링'을 선택하면 해당 메일을 기준으로 필터 조건을 작성할 수 있습니다.
이후 조건을 확인하고 '필터 만들기'를 선택한 다음 원하는 동작을 지정하면 됩니다.
이 방법은 뉴스레터나 자동 알림처럼 발신자 주소가 일정한 메일을 분류할 때 편리합니다.
다만 선택한 메일을 기준으로 조건이 설정되더라도 필터에 포함되는 범위가 의도와 일치하는지는 반드시 확인하는 것이 좋습니다.
Gmail 필터 수정하거나 삭제하는 방법
처음 만든 필터가 항상 적절한 것은 아닙니다. 뉴스레터를 보관처리했는데 중요한 공지까지 수신함에서 사라지거나, 키워드를 너무 넓게 지정해 다른 메일이 함께 분류될 수도 있습니다.
이런 경우에는 필터를 수정하면 됩니다.
PC에서 Gmail 오른쪽 상단의 톱니바퀴 모양 설정 아이콘을 클릭한 뒤 '모든 설정 보기'를 선택합니다.
상단 메뉴에서 '필터 및 차단된 주소'를 열면 현재 만들어둔 필터 목록을 확인할 수 있습니다.
수정하려는 필터의 '수정'을 선택하면 검색 조건과 실행 작업을 변경할 수 있습니다. 더 이상 필요하지 않은 필터는 '삭제'를 선택해 제거할 수 있습니다.
필터를 삭제한다고 해서 이미 분류된 메일이나 적용된 라벨이 모두 원래 상태로 돌아가는 것은 아닙니다. 기존 메일의 라벨과 보관 상태를 변경하려면 별도로 정리해야 할 수 있습니다.
필터를 많이 사용하는 경우에는 같은 설정 화면에서 필터를 내보내 XML 파일로 백업할 수도 있습니다.
Gmail 필터가 제대로 작동하지 않을 때 확인할 점
필터를 만들었는데 메일이 예상한 라벨에 들어가지 않는다면 먼저 검색 조건을 확인해야 합니다.
발신자의 이메일 주소가 변경됐거나, 제목에 사용한 키워드가 달라졌다면 기존 필터에 일치하지 않을 수 있습니다.
또한 같은 대화에 답장이 도착하더라도 그 답장이 필터 조건을 만족하지 않으면 동일한 작업이 적용되지 않을 수 있습니다.
여러 필터를 함께 사용하는 경우에는 서로 다른 규칙이 같은 메일에 영향을 줄 수 있으므로 필터 목록을 확인하는 것이 좋습니다.
수신함에서 메일이 보이지 않는다면 먼저 전체보관함이나 적용한 라벨에서 검색해보세요. 보관처리된 메일을 삭제된 것으로 착각하는 경우도 있습니다.
마지막으로 스마트폰에서 필터 설정 메뉴를 찾기 어렵다면 PC 웹 Gmail을 이용하는 것이 좋습니다. 필터 생성과 관리에 관한 구글의 공식 안내도 컴퓨터 환경을 기준으로 설명하고 있습니다.
마치며
메일함을 정리할 때 처음에는 필요 없는 메일을 삭제하고 중요한 메일에 별표를 붙이는 것으로 충분하다고 생각했습니다. 하지만 같은 종류의 메일이 반복해서 도착하면 수동 정리에도 한계가 있었습니다.
Gmail 필터를 활용하면 특정 발신자나 키워드에 맞는 메일을 자동으로 분류할 수 있습니다. 특히 라벨 적용과 수신함 건너뛰기를 구분해서 사용하면 필요한 메일을 찾기 쉬워지고 수신함도 관리하기 편해집니다.
다만 자동 분류가 항상 정답은 아닙니다. 중요한 메일을 읽음 처리하거나 보관처리하는 규칙을 잘못 설정하면 오히려 확인해야 할 내용을 놓칠 수 있습니다.
처음에는 뉴스레터처럼 중요도가 비교적 낮고 발신자가 일정한 메일 하나를 골라 필터를 만들어보세요. 며칠 동안 정상적으로 분류되는지 확인한 뒤 업무 메일과 프로젝트 알림으로 범위를 넓혀가면 좋습니다.
메일함을 한 번에 완벽하게 정리하려고 하기보다 자주 반복되는 분류 작업 하나부터 자동화하는 것이 Gmail 필터를 오래 활용하는 데 도움이 됩니다.
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