여러 시트에 흩어진 데이터를 하나로 합쳐야 하는 업무를 맡은 적이 있습니다. 시트마다 항목 순서도 다르고 양식도 제각각이라, 손으로 옮기는 것 말고는 방법이 없어 보였습니다. 처음에는 별생각 없이 복사와 붙여넣기로 시작했지만, 데이터 양이 늘어날수록 손이 느려지고 집중력도 떨어졌습니다.
복사와 붙여넣기로 버티다 벌어진 일
작업 중간에 잠깐 다른 일에 신경을 쓰거나 잠시 멍하니 있다 보면, 어느 셀에서 멈췄는지 헷갈리는 순간이 찾아옵니다. 그 상태로 이어 붙이다 보면 데이터가 어긋나 있는 걸 뒤늦게 발견하게 되고, 결국 처음부터 다시 시작해야 하는 상황이 반복됐습니다.
같은 작업을 몇 번씩 되풀이하다 보니 시간은 시간대로 쓰고, 정신적으로도 지치는 느낌이 컸습니다. 함수나 매크로를 쓰면 훨씬 수월하다는 이야기는 들어봤지만, 코드를 짜본 적이 없어서 시도할 엄두가 나지 않았습니다.
챗GPT에게 그냥 상황을 설명하며 찾은 방법
결국 챗GPT를 열어 지금 처한 상황을 있는 그대로 설명하는 것부터 시작했습니다. 정교한 프롬프트 작성법을 미리 공부하고 들어간 게 아니라, 대화하듯 하나씩 물어보는 방식이었습니다.
지금 상황을 그대로 설명하기
어떤 시트가 몇 개 있고, 각 시트에 어떤 데이터가 들어 있는지, 최종적으로 어떤 형태로 합치고 싶은지를 순서대로 풀어서 설명했습니다. 전문 용어를 몰라도 상관없이, 눈에 보이는 대로 이야기하면 충분했습니다.
나온 결과를 그대로 따라 적용하기
함수식이나 매크로 코드를 받으면, 그 원리를 완벽히 이해하려 하기보다는 안내받은 순서대로 셀에 입력하거나 매크로 편집기에 붙여넣는 데 집중했습니다. 코드를 짤 줄 몰라도, 시키는 대로 따라 하는 것만으로 결과물이 나왔습니다.
원하는 결과가 아니면 다시 물어보기
한 번에 딱 맞는 결과가 나오지 않을 때도 있었습니다. 그럴 때는 어떤 부분이 원하는 것과 다른지 구체적으로 설명하고 다시 물어보는 과정을 거쳤습니다. 몇 번의 대화를 주고받으면서 원하는 형태로 조금씩 다듬어졌습니다.
매크로 코드를 저장할 때 신경 써야 할 부분
매크로가 포함된 파일은 일반 엑셀 통합 문서 형식으로 저장하면 코드가 사라질 수 있습니다. 파일을 저장할 때 매크로 사용 통합 문서(확장자 xlsm) 형식으로 저장해야 다음에 열었을 때도 매크로가 그대로 유지됩니다. 또한 처음 매크로를 실행하면 보안 경고가 뜨는 경우가 많은데, 출처를 알 수 없는 파일이라면 무작정 매크로를 사용하도록 설정하기보다 내용을 먼저 확인하는 것이 안전합니다.
직접 겪어보니 달라진 점
이 방식으로 작업을 마치고 나니, 예전에 복사와 붙여넣기로 씨름하던 시간과 비교했을 때 체감상 100배는 빨라진 것처럼 느껴질 정도였습니다. 물론 상황과 데이터 양에 따라 체감하는 속도 차이는 사람마다 다를 수 있지만, 반복 작업에 들이던 시간과 스트레스가 확연히 줄어든다는 점은 비슷하게 느끼는 경우가 많습니다.
함수나 매크로를 전혀 몰라도 괜찮은 이유는, 결과물을 이해하는 것보다 상황을 정확하게 전달하는 게 더 중요하기 때문입니다. 시트 이름, 열 이름, 데이터의 특징을 구체적으로 언급할수록 원하는 결과에 가까운 답을 받을 가능성이 높아집니다.
질문을 구체적으로 던질수록 답이 정확해지는 이유
같은 질문이라도 어떻게 설명하느냐에 따라 돌아오는 답이 크게 달라집니다. 단순히 데이터를 합쳐달라고만 하면 일반적인 방법을 안내받는 데 그치지만, 시트 개수와 각 시트의 열 구성, 겹치는 항목이 있는지 여부까지 함께 설명하면 실제 상황에 맞는 답을 받을 확률이 높아집니다. 결과가 원하는 방향과 다를 때도 무엇이 다른지 짚어주기만 하면 되기 때문에, 엑셀 지식이 없어도 대화를 이어가는 것만으로 충분히 원하는 결과에 다가갈 수 있습니다.
비슷한 상황에서 활용하면 좋은 방법
데이터를 종합하는 작업 말고도, 조건에 맞는 값만 걸러내거나 여러 조건을 동시에 만족하는 항목을 찾아야 할 때도 같은 방식이 통합니다. 원하는 결과물의 형태를 먼저 그려보고, 지금 가진 데이터가 어떻게 생겼는지를 순서대로 설명하면 훨씬 정확한 답을 받을 수 있습니다.
결과물을 적용하기 전에 꼭 확인할 부분
안내받은 함수나 매크로를 실제 업무 파일에 바로 적용하기 전에, 원본 파일을 복사해 별도로 보관해두는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 예상과 다른 결과가 나오거나 일부 데이터가 잘못 옮겨지는 경우에도, 복사해둔 원본이 있으면 처음부터 다시 시작하지 않아도 됩니다.
여러 시트에 흩어진 데이터를 손으로 일일이 옮기는 작업은 생각보다 체력과 집중력을 많이 소모합니다. 함수나 매크로 코드를 전혀 몰라도, 지금 처한 상황을 구체적으로 설명하고 하나씩 물어보는 것만으로도 충분히 해결할 수 있는 방법이 있다는 점을 기억해두면, 회사나 학교에서 비슷한 작업이 반복될 때 훨씬 수월하게 접근할 수 있습니다.
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